企业邮箱对企业的用途及使用场景描述

企业邮箱是一种对外、对内的沟通工具，为什么一定要用企业邮箱呢？企业邮箱对企业又有什么作用？下面从三方面分析：

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1、用企业专属的域名为后缀的企业邮箱，提高企业形像，在名片上，在网站上，在广告上等等，无时无刻在宣传着自己的企业，同时也是给自己客户的信心体现。

2、企业邮箱作为仅次于纸质文件外最正式的沟通工具，是具备一定的法律效力的，不管对外沟通，还是对内沟通，所有的来往记录都可以通过归档或备份的形式永久保留，一担发生相关法律纠纷，邮件来往记录也可能具备一定的法律依据，有利于还原事实真相。比如：经公司批准后，工程部经理小明打电话让市场部小王在本月30日去处理客户的一件事情，市场部小王因工作繁忙，忘记了，最终导致了严重的后果，公司追究责任，小王说小明没和自己说，自己完全没印象有说过这一回事，扯皮开始.........果如当时小明是通过企业邮件的形式通知小王，那就不会存在扯皮的情况。也许有人会说，可以写工作单，但纸质文件可能还要审批，走流程，企业邮箱直接抄送给小王上级领导即可，而且企业邮箱不但成为仅次于纸质文件外最正式的沟通工具外，还非常便于追溯与保存。类似的案例在企业单位中比比皆是。

3、企业邮箱有利于提高内外部沟通的效率。在很多企业，往往汇报一个工作，或沟通一件事，要找到领导本身就很困难，如果要同时找到几个同事或几个领导就更难了，而且还有很多企业在全国甚至全球有分支机构，但是邮箱可以同时向一个或几个领导同时汇报工作，并且领导们可以随时随地进行处理回复，比如：领导在机场候机时，在银行等候时都可以查看下属的邮件，并且发送相关指示，充分利用碎片时间处理公务，相比事事当面沟通，其实是可以极大地提高了工作效率。也许会有人说，可以电话啊，可以微信啊，首先一般工作汇报或不是特别紧急的事情电话是不合适的，因为领导时时刻刻都可能在忙，或开车，或开会，或在见客户等等，作为下属甚至普通同事，不是特别紧急的事一般不会电话沟通的。而微信也不合适，因为现在微信信息满天飞的时代，重要的工作很容易就被忽略掉，导致沟通不畅，甚至造成工作遗漏。

4、企业邮箱有利于信息数据的保留，对企业而言，信息是企业最有价值的无形资产。当一位员工离职，如果你一直用的是个人邮箱，或者没有企业邮箱，那该员工以往工具过程中的资料、信息和工作中的交流都随着同工离职，完全不可控制或者完全消失，不但对企业的数据信息无法保留，对后面入职的员工交接也非常不利，如果你有了企业邮箱，员工离职，收回企业邮箱，数据早已有备份，经过企业对企业邮箱统一管理，新来的员工直接可以查阅离职员以往对内外的工作记录，这一切都变得更简单，更可控。

5、企业邮箱除了沟通，邮箱中很多功能。比如：（1）日历提醒（每个人可以根据自己的工作需要，设置提醒的事件）；（2）企业网盘（每个人都可以共享，或备份自己重要的资料在企业网盘上）；（3）在线文档（可以在线编辑文档，与同事协作工作）；（4）记事本（记录一些重要或常用的信息）；（5）会议邀请（根据会议参与人，邀请参会人员）；等等。

综上所述，企业邮箱主要是针对用人为单位的，所以应该办公人员，人手一个企业邮箱，并且最好按自己的姓名拼音、网名、工号或前三者的组合命名，这样才能充分发挥出企业邮箱的作用。

另外又有人说自己很少用企业邮箱，用也是用QQ邮箱较多，或者说以前有企业邮箱，但一直没怎么用，出现这种情况有如下原因：（1）以前不知道企业邮箱的作用，与个人邮箱区别有多大，经过上面讲述，相信大家都有了一个较为深刻的理解；（2）知道企业邮箱的作用，但企业邮箱使用起来不方便，QQ邮箱可以直接通过QQ面板直达邮箱，要用也是用QQ邮箱，那现在我告诉大家，腾讯企业邮是可以绑定QQ和微信的，也就是说，腾讯企业邮箱也是可以从QQ面板直达腾讯企业邮箱的，如果绑定微信后，还可以做到在微信直接收发邮件，并且收到邮件时微信实时提醒。